Manual Software SAT

Software SAT es la herramienta definitiva para la gestión total de tu Servicio de Asistencia Técnica, con la que podrá gestionar los contratos de mantenimiento, avisos de asistencia, la agenda de los técnicos, facturación y mucho más.

Se trata de un nuevo software orientado a empresas dedicadas a ofrecer Servicio de Asistencia Técnica, siendo la idea principal que éstas dispongan de una solución SAT a bajo coste compuesto por un software de gestión en la nube y dispositivos móviles, Tablet o smartphone (iOS y Android) para los técnicos y administradores.

La ventaja frente a las soluciones actuales es, por un lado, la disponibilidad del software bajo el modelo de pago por uso y por otro, su alta disponibilidad al estar ubicado en Internet.

Sitio web comercial: www.softwaresat.com

Url de acceso a la aplicación web: https://admin.softwaresat.com

1. Inicio Rápido

Gracias al asistente de creación de empresas, comenzar a usar SOFTWARE SAT no te llevará más de 5 minutos.

Accede a https://admin.softwaresat.com/  e introduce tu nombre de usuario y contraseña.

Si todavía no dispones de uno, pulsa sobre el botón de Nuevo usuario y rellena los datos solicitados.

Una vez dentro, tan sólo tienes que seguir los pasos que te indica el Asistente de Creación de Empresas, para crear tu primera empresa.

Una vez hecho esto, ya podrás disfrutar de todas las funcionalidades de la herramienta SOFTWARE SAT.

2. Software SAT - Versión WEB

Puedes encontrar nuestra herramienta en https://admin.softwaresat.com/ , desde donde podrás registrate como un nuevo usuario o acceder con tus datos en caso de que ya estés registrado.

A continuación detallamos las funcionalidades principales de la herramienta SOFTWARE SAT, acompañadas de capturas de pantalla reales en las que se puede comprobar con detalle cómo operar en cada una de las vistas.

La aplicación funciona en los siguientes navegadores:

• Google Chrome

• Mozilla Firefox

• Internet Explorer (9+)

• Opera

3. Inicio - Dashboard

La finalidad de este Dashboard o cuadro de mando es la de mostrar al usuario un resumen de la actividad más reciente para la empresa seleccionada.

Una vez iniciada la sesión el usuario accede a esta vista inicial, que incluye la información sobre:

• Número de instalaciones

• Contratos

• Facturación de contratos

• Avisos período

• Intervenciones totales

• Intervenciones periodo

• Mejores contratos

• Clientes más visitados

• Mejor técnico

• Gráfico de avisos

La aplicación dispone de un menú lateral desde el que podremos acceder a las distintas opciones el sistema.

4. Avisos SAT

Esta es una de las funcionalidades principales de la aplicación. La utilidad es la de contar con una completa central de avisos donde recoger las solicitudes de los clientes. Toda la aplicación sigue el paradigma maestro-detalle, esto es, el usuario primero accede a una lista con el resumen de los datos y desde ahí puede acceder al detalle de cada elemento o crear nuevos registros.

Para crear un nuevo Aviso de venta solo hay que pulsar en el icono “+” situado en la parte derecha de la ventana. Una vez que accedemos a la pantalla de aviso, debemos seleccionar los datos que aparece en cada uno de los bloques, prestando especial atención a los campos que son requeridos, marcados con un “*”. Algunos de ellos se rellenarán automáticamente, al seleccionar, por ejemplo, el cliente, pudiendo cambiar entre varias opciones disponibles según el caso. Una vez editados los datos que deseemos, pulsamos sobre guardar, y el aviso quedará configurado.

Además, podemos añadir directamente desde este formulario varios campos importantes para la operativa de la aplicación, como la Serie, Estado, Tipo, Prioridad o Síntoma, pulsando sobre el botón “+” al lado de cada campo. Se abrirá una nueva ventana con los datos a rellenar en cada caso. Esta operación se puede emplear en muchas de las vistas y funcionalidades de la aplicación.

Adicionalmente, podemos añadir Observaciones y Notas internas sobre el aviso.

5. Contratos

Este apartado de la aplicación consta de 3 apartados, diferenciados en las pestañas superiores: Contratos, Visitas y Facturas.

• Contratos

En esta vista, dependiendo de si creamos un nuevo contrato o estamos consultando uno ya creado, dispondremos de los datos más relevantes del mismo. Al igual que en los avisos, algunos campos se seleccionarán automáticamente dependiendo de las opciones que escojamos.

El tipo de contrato, lo podemos definir en Configuración -> Tipo Contratos, permitiendo definir los tipos que sean más usados para nuestra empresa en particular, agilizando la operativa de la aplicación.

• Visitas

En esta segunda pestaña, podemos visualizar de manera automática las visitas que debemos realizar a un determinado cliente y sus fechas, para el contrato que hemos definido. Tan sólo debemos pulsar sobre Calcular Visitas. Una vez hecho, se mostrará una tabla con las visitas previstas

• Facturas

La operativa para esta pestaña es idéntica a la anterior, dependiendo de los valores que hayamos marcado en la definición del contrato, nos generará una lista con las facturas a realizar. Podemos archivarlas o eliminarlas con los botones situados a la derecha de cada fila.

6. Intervenciones

Desde esta entrada de menú, situada dentro del apartado Gestión podemos acceder a los detalles de las intervenciones. Como siempre, podemos consultar cualquiera de las ya creadas o crear una nueva.

En esta vista, podemos rellenar los datos de:

• Intervención: Asociándolo a un aviso en concreto, se rellenará automáticamente el cliente, y el estado, pudiendo elegir los técnicos que asociaremos a la intervención. Podemos definir la fecha y hora de inicio y fin.

• Tipo de Avería e intervención: En estos dos bloques, marcamos el tipo de avería e intervención predefinido (o creamos uno nuevo), permitiendo añadir una descripción a la misma, que podrá ver el técnico en su dispositivo.

• Situación y Firma Cliente Intervención: Podemos rellenar estos datos de utilidad a los técnicos.

• Totales: Aquí encontramos los costes previstos de material, mano de obra y desplazamiento

• Líneas intervención: Pulsando sobre “Añadir nueva línea” podemos agregar nuevas líneas a la intervención, al igual que veremos de manera más detallada en los documentos.

Una vez rellenados todos los campos necesarios, pulsamos sobre guardar.

7. Técnicos

Desde esta opción del menú podemos gestionar los diferentes técnicos con los que trabaja nuestra empresa.

La vista detalle nos permite seleccionar un agente y un artículo de tipo Mano de obra asociado a él. Como siempre, podemos crear nuevos agentes y artículos directamente desde esta vista.

8. Agenda

La vista agenda es sin duda una de las vistas más prácticas de la aplicación, ya que desde ella, podemos comprobar de un vistazo la planificación de las intervenciones de nuestros técnicos, permitiendo incluso poder editarlas desde esta misma ventana.

Se trata de una vista de calendario clásica, que contiene en su parte superior las opciones de situar en el día de hoy el marcador, así como avanzar delante o detrás al siguiente período, dependiendo de si tenemos seleccionada la vista de mes, semana o día.

Además, si pulsamos sobre los puntos (en el caso de la vista mensual) o desde el aviso marcado, podemos ver los detalles de ese aviso, pudiendo incluso editarlo y guardarlo.

9. Facturación contratos

Gracias a esta funcionalidad, podemos seleccionar, filtrando a través de fecha, serie y almacén, los contratos que queremos facturar. Seleccionamos los datos que deseemos y pulsamos sobre Siguiente.

En la siguiente vista, aparece un listado de las facturas que cumplen este requisito, con la opción de marcar si finalmente se quiere facturar o no, el nombre, fecha, Cliente y el total, así como sus pre-facturas. En la zona inferior, tenemos un resumen del número de contratos, las pre-facturas y el importe de la facturación. Pulsamos sobre el botón Facturar y habremos terminado con esta operativa.

10. Empresas

La primera vez que entramos en la aplicación, tras crear un nuevo usuario, nos aparece un asistente que nos guía en la creación de nuestra primera empresa. Una vez creada podemos editarla, o eliminarla. Además, podemos crear nuevas empresas desde el listado inicial, pulsando sobre el botón “+”, apareciendo de nuevo el asistente de empresas. Podemos editar los campos, aunque muchos de ellos, vendrán preinstalados por defecto, como provincias, países…

Además, podemos definir una serie de datos por defecto para trabajar con el resto de opciones de Software SAT.

11. Artículos

Desde este menú, accedemos a la gestión de artículos a disposición de la herramienta. Dentro del submenú, tenemos las opciones:

• Almacenes

• Artículos

• Fabricantes

• Familias

• Tarifas

Exceptuando artículos, el resto de opciones se basan el paradigma de maestro detalle, con datos sencillos de configurar, siguiendo las pautas que se han visto con anterioridad. En cuanto al apartado artículos, podemos definir campos de especial relevancia para el funcionamiento de la aplicación, como su familia, tipo de IVA, Precio por defecto o fabricante, así como su imagen.

En la parte inferior del detalle, podemos definir los precios según las tarifas que tengamos disponibles y el stock por almacén.

12. Ventas y Compras

Nos encontramos en el apartado más importante para la gestión contable de la operativa de esta aplicación, ya que contamos con la gestión de documentos de compra y de venta. El menú queda estructurado de la siguiente manera:

Ventas:

• Clientes

• Notas Comerciales

• Presupuestos Venta

• Pedidos Venta

• Albaranes Venta

• Facturas Venta

Compras:

• Proveedores

• Pedidos Compra

• Albaranes Compra

• Facturas Compra

Tanto Clientes, Notas Comerciales como Proveedores, siguen una pauta similar de creación y gestión como hemos visto en casos anteriores.

En esta ocasión nos centraremos en los documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas)

El funcionamiento de estas vistas es realmente simple, rellenando los datos que necesitemos (pudiendo añadir nuevas opciones en los campos marcados con “+”) y añadiendo líneas como hemos visto anteriormente.

En estas vistas podemos seleccionar Cliente, Fecha, Serie y Número, Tarifa, Almacén, Referencia, Estado y Régimen de IVA. Bajo el listado de artículos añadidos, tenemos un resumen del Importe Bruto, si el IVA es incluido o no, el Importe del IVA, Importe Recargo y el Total.

Tras rellenar los datos, pulsamos sobre Guardar.

La gran ventaja del sistema Software SAT es la posibilidad de traspasar automáticamente los documentos desde el menú listado.

Junto a cada documento en la lista, tenemos botones de acción, que nos permiten editar, eliminar, imprimir, TRASPASAR, enviar por correo electrónico e incluso duplicar el documento seleccionado.

Dependiendo del documento que se trate, al pulsar sobre traspasar, el documento pasará a ser de otro tipo, siguiendo esta línea:

• Presupuesto

• Pedido

• Albarán

• Factura

13. Tesorería

Desde este menú, podemos acceder a otras tres opciones importantes para gestionar nuestra empresa SAT:

• Bancos

• Cobros

• Pagos

En el caso de la vista Bancos, debemos operarde manera similar a como lo venimos haciendo en el resto de la aplicación.

En cuanto a Cobros y Pagos, se trata de dos vistas con listados únicamente informativos, aunque podemos eliminar los registros pulsando sobre el botón de Eliminar

14. Usuarios

La aplicación se ha optado por seguir el modelo de negocio Freemium. Se ofrece la aplicación con un solo usuario y se cobra por los usuarios adicionales.

Desde esta entrada de menú se pueden definir las siguientes opciones:

• Usuarios: Permite gestionar los usuarios de la empresa, así como asignar el rol de cada uno de ellos. La forma de definir nuevos usuarios es mediante el envío de un email de invitación, se define el email y se envía la invitación al usuario. Posteriormente el usuario acepta esta invitación y pasa a formar parte de la empresa.

• Roles: Un rol define un conjunto de permisos. Una vez definido un rol se puede asignar a un usuario con el fin de que solo pueda llevar a cabo aquellas acciones definidas por el rol. Por defecto se incluyen dos roles en la aplicación, estos son:

  • Gerencia: Este rol incluye todos los permisos de la empresa.

  • Técnicos: Incluye ciertas limitaciones configurables por la gerencia

15. Configuración

La última entrada del menú contiene aquellos elementos de configuración definidos como tablas auxiliares y que son necesarios para el correcto funcionamiento de la aplicación.

Las opciones definidas en esta entrada de menú son las siguientes:

• Averías intervenciones.

• Tipos Intervenciones

• Situaciones Intervenciones

• Estados / Situación

• Tipos Avisos

• Síntomas Avisos

• Prioridades Avisos

• Tipos Contratos

• Instalaciones

• Formas de Pago

• Países: Es una tabla con los tipos de países, sirve para clasificar clientes.

• Provincias: Igual que la anterior, pero con las provincias de España.

• Regímenes de IVA: Engloba los distintos tipos de Régimen de IVA, esta configuración especifica si aplica IVA y si aplica Recargo.

• Series: Permite clasificar los documentos de venta, tanto los tickets como las facturas.

• Tipos de IVA: Engloba los distintos tipos de IVA que existen en España.