Manual Almacén GotelGest

Almacén GotelGest es la App con la que puede gestionar de manera eficaz su almacén e inventario.

Cuenta con funcionalidades para gestionar:

• Pedidos de compra y venta.

• Albaranes de compra y venta.

• Preparación y recepción de pedidos.

• Partes de almacén (entrada, salida, inventario y traspasos).

Dispone de cuatro formas para añadir los productos a un documento:

• Escáner Integrado: usando el escáner de códigos de barras que incorpora el dispositivo.

• Cámara: usando la cámara del dispositivo.

• Lista: seleccionando el producto desde una lista.

• Manual: introduciendo manualmente el código de barras del producto.

Otras de las funcionalidades con las que cuenta la aplicación son:

• Histórico: guarda todos los documentos realizados para que sea posible consultarlos y conocer su estado en cualquier momento.

• Asociar nuevos códigos: en muchas ocasiones se reciben productos con un nuevo código de barras, ya sea porque el fabricante ha cambiado el embalaje o bien porque es un lote en promoción. Para facilitar esta tarea, la App permite asociar estos nuevos códigos a productos ya existentes. De esta forma estará disponibles para futuras lecturas.

• Personalización: le permite configurar cada una de las características de la App a nivel de usuario, adaptándose a lo que realmente necesita su negocio y mejorando los tiempos de cada uno de los procesos. Además, el propio usuario también podrá personalizar las funciones habilitadas, bien ordenándolas o creando accesos directos para adaptarlas a su forma de trabajar.

• Gestión de lotes y números de serie: le permite mantener la trazabilidad de los productos.

• Gestión de códigos GS1-128: al escanear un código de este tipo se extraerán todos sus valores automáticamente.

A continuación se puede encontrar un vídeo en el que se resumen todas estas funcionalidades:

Índice

1. Cómo descargar la App

La App se encuentra disponible Google Play para dispositivos Android. Una vez que haya accedido a la tienda debe introducir “Almacén GotelGest” en el buscador y aparecerán dos opciones:

1. Versión Demo: es la aplicación con icono amarillo, y cuenta con unos datos precargados que permiten probar el funcionamiento global de la aplicación. La lista de artículos se puede encontrar en el Anexo.

2. Versión GotelGest.Net: es la aplicación con icono azul, la cual se conecta directamente con el software de gestión GotelGest.Net para sincronizar sus datos.

Una vez localizada la versión deseada, tan sólo debe pulsar en instalar.

2. Configurar servidor e inicio de sesión

Una vez instalada la App, la abre y se encontrará en la pantalla de Login.

En primer lugar se debe configurar la url de conexión con del servidor de Gotelgest.Net. Para ello debe pulsar sombre el botón (1). Está información será suministrada por nuestro equipo de soporte.

Una vez completado este paso ya está listo para iniciar sesión. Para ello debe introducir el usuario y la contraseña (2) del usuario que previamente ha creado en Gotelgest.Net y pulsar sobre “Iniciar sesión”.

3. Menú principal

Después de iniciar sesión se encontrará en el menú principal. Desde aquí puede acceder a todas las funciones de la aplicación.

En la parte superior se encuentra el botón de menú (1) con el que se puede acceder a las funciones de las que no se hayan creado accesos directos en la pantalla principal. Además, dispone de las siguientes opciones:

• Enviar información de soporte (4): permite enviar información sobre la aplicación al equipo de soporte para poder solucionar cualquier problema que este presentando en su operativa.

• Cerrar sesión (5): permite cerrar la sesión del usuario actual en el dispositivo. Tenga en cuanta que esta acción borrará todos los datos de la aplicación, restaurándola al mismo estado que en el momento de su instalación. Si tiene datos pendientes de enviar, la aplicación se lo informará, ya que en caso de continuar esta información se perderá.

En el menú principal, también se encuentra el botón de sincronización (2). Este muestra información sobre los datos pendientes de enviar, el estado de internet y la fecha en que se realizó la última sincronización. La sincronización se iniciar automáticamente en cuanto se detecten cambios en sus datos, aunque también tiene la posibilidad de iniciar una sincronización de forma manual pulsando sobre este botón (2).

Los accesos directos que se encuentra debajo del botón anterior son completamente personalizables par adaptarlos a su operativa. Para ello debe pulsar sobre el icono de la esquina superior derecha (3) y accederemos al modo de edición de los accesos directos. Dejando presionado cada uno de los botones es posible arrastrarlos a la posición deseada. También, se puede eliminar uno de ellos pulsado sobre la x. Los accesos directos eliminados aparecerán en el menú desplegable comentado anteriormente.

4. Crear un documento

Los documentos, además de contener las líneas con los detalles de cada uno de los productos que lo componen, contienen la información necesaria para identificar el origen, en el caso de compras, y el destino, en el caso de ventas. Estos son el elemento principal de la aplicación y los que le permiten hacer una gestión eficiente de su almacén.

La operativa para trabajar con cada uno de ellos es bastante similar, cambiando únicamente los campos que necesitaremos completar. A continuación se explicará la forma de proceder con cada uno de ellos.

4.1. Pedidos y Albaranes 

Para iniciar la creación de un documento, basta con pulsar sobre el tipo deseado desde cualquiera de las opciones del menú principal. En este caso se explicará cómo crear un pedido de compra.

En la parte de arriba del documento, se pueden configurar la información general del documento. Entre los datos que se pueden editar se encuentra la fecha (1), el almacén origen donde se guardarán los productos y el proveedor que suministrará la mercancía.

Una vez cumplimentados estos datos, ya se puede comenzar a añadir los productos que se van a comprar. Estos productos se pueden seleccionar desde el listado de artículos (4) o escaneando su código de barras (5).

Eligiendo esta última opción se abre la vista del escáner. Desde ella es posible activar el flash (1), ajustar el enfoque (2) y acceder a las opciones de configuración (3) para cambiar el tipo de escáner a utilizar. Entre los escáneres disponible se puede elegir entre cámara o el escáner integrado en dispositivos compatibles.

En caso de que no sea posible escanear un código de barras porque la etiqueta esté dañada, es posible introducirlo manualmente (4). En la búsqueda, además de los códigos de barras de los artículos, se tiene en cuenta el propio código del artículo.

En caso de que se escanee un código que no corresponda a ningún artículo, se ofrecerá la opción de asociarlo con un artículo existente. De esta forma la próxima vez que se escanee el mismo código ya se encontrará directamente el artículo.

Una vez encontrado un artículo por cualquiera de los métodos anteriores, se abre la ventana de detalle del producto. Desde ésta es es posible ver la información referente al producto e introducir las unidades, cajas o fracciones deseadas. También es posible cambiar la descripción de la línea del documento y añadirle unas notas.

A medida que se vayan escaneando artículos, estos se irán añadiendo a modo de lista al pedido. Si en algún momento se desea modificar una de las líneas basta con pulsar sobre ella para acceder nuevamente a su detalle.

Para eliminar una línea es necesario desplazar la fila deseada de derecha a izquierda, con esto se mostrará el botón desde el que se podrá completar la acción.

Una vez finalizada la lectura de todos los artículos deseados, basta con pulsar en cerrar para completar el pedido. El documento se guardará y enviará automáticamente a Gotelgest.Net. Posteriormente es posible consultarlo tanto en la sección de Documentos de la App como en Gotelgest.Net.

Lotes y Número de Serie

En el caso en el que un determinado artículo permita lotes o números de serie, en el detalle del mismo, aparecerán dos nuevos botones que permiten gestionarlos.

Pulsando sobre cada uno de ellos, es posible introducir su valores de forma manualmente o utilizando el escáner.

Una vez introducidos, se generará un listado todos los elementos. Para editar o eliminar uno de ellos se debe proceder de la misma forma que con una línea, es decir, para editar pulsamos sobre el elemento en cuestión y para eliminarlo desplazamos la fila de derecha a izquierda.

Una vez introducidos todos los elementos deseados, se confirma la operación pulsando en Ok.

El pequeño número que se encuentra encima del icono de lotes y números de serie, indica la cantidad introducida para cada uno de los valores. Esté cambiará a verde en el momento en el que dicha cantidad coincida con el número de unidades del la línea del documento.

4.2. Partes de Almacén

Esta funcionalidad permite realizar inventarios en el almacén. La operativa es similar a los documentos anteriores (pedidos y albaranes). En primero lugar se debe rellenar la cabecera del documento con una fecha, un almacén origen y el tipo de parte deseado. Para este último datos existen 4 tipos:

• Entrada: suma las cantidades de los artículos de las líneas del parte a las ya existente. De esta forma el stock del almacén aumentará.

• Salida: resta las cantidades de los artículos de las líneas del parte a las ya existente. De esta forma el stock del almacén diminuirá.

• Inventario: iguala las cantidades del stock del almacén a las de los artículos de las líneas.

• Traspaso: mueve el stock de un almacén a otro a partir de las cantidades de los artículos de las líneas.

De nuevo, una vez finalizado el documento, basta con pulsar sobre cerrar y ya se podrá consultar en la sección de Documentos.

5. Logística: recepción y preparación de pedidos

Con esta funcionalidad, es posible controlar los pedidos que se esperan o preparar en el almacén. Los datos relativos a estos pedidos serán sincronizados desde GotelGest.Net.

Al pulsar sobre cualquiera de las dos opciones, se abrirá el listado de los pedidos de la opción seleccionada.

Desde esta la lista, es posible comprobar el estado de cada pedido e iniciar su preparación de una de las siguientes formas:

• Pulsando sobre uno de los elementos.

• Utilizando el escáner para leer un código de barras que contenga la combinación serie/número del documento. En el primer elemento de la imagen sería 2020/101.

Cualquiera de estas acciones navega hasta el detalle del pedido. Desde ahí es posible consultar todos los datos del pedido y sus líneas asociadas.

Para iniciar la preparación de un pedido es necesario tener conexión a internet, y basta con pulsar en el botón Iniciar preparación o bien sobre cualquiera de las líneas. Esto bloqueará el pedido en Gotelgest.Net impidiendo su modificación hasta que terminemos el proceso.

Una vez que se pasado a modo preparación, ya es posible empezar a preparar las líneas, ya sea mediante la utilización del escáner o bien pulsando sobre cada una de ellas.

Al igual que con la creación de documentos, se nos abrirá el detalle de la misma desde donde podremos introducir las cajas, fracciones y unidades. A la izquierda de cada campo aparece el número de unidades (1) que se espera para cada campo.

En algunas ocasiones es posible encontrarse con incidencias en la preparación, tales como que no han llegado todas las unidades pedidas. En estos casos se habilita la opción Motivo de diferencia (2) desde donde es posible registrar esta incidencia en la línea. Los valores de esta lista se pueden gestionar desde Gotelgest.Net.

Una vez completada toda la información necesaria, ya es posible confirmar la línea pulsando sobre el botón ok.

Por último, para finalizar el pedido existen varias opciones:

• Incompleto: esta opción cerrará el pedido con las líneas preparadas. Las líneas pendientes pasarán en uno de los siguientes estados en función de la opción seleccionada:

  • Pendiente: las líneas podrán ser preparadas en otro momento.

  • Incompleto: se seleccionara un motivo de diferencia para las líneas no preparadas y ya no podrán modificarse. 

• Cerrar: esta opción cerrará el pedido completamente. Solo podrá utilizarse si se han preparado todas las líneas.

6. Documentos

En esta sección, se pueden consultar todos los documentos que se hayan realizado desde la aplicación. Además, indica el estado en el que se encuentra cada uno de ellos.

Si se desplaza una línea, de derecha a izquierda, aparecerán las diferentes acciones que es posible realizar sobre cada una de ellas. A continuación se explican con más detalle su finalidad:

Icono	Acción	Acción
	Reenviar	Reenvía como nuevo el mismo documento a GotelGest.Net
	Reabrir	Permite volver a editar un documento ya cerrado, siempre y cuando esté en estado no enviado
	Marcar como pendiente	Deshace todos los cambios en las líneas preparadas dejando el pedido en su estado inicial y desbloqueándolo en Gotelgest.Net
	Eliminar	Eliminamos el documento seleccionado solo del dispositivo

7. Personalizaciones

Ciertas funcionalidades o aspectos visuales de la aplicación son configurables mediante permisos dentro de GotelGest.Net a nivel de usuario.

Es posible acceder a esta configuración a través de

• Archivo > Empresas > Recursos

Seleccionando un recurso, es posible acceder a la la gestión de sus permisos. Por defecto, se encuentran todos los campos desmarcados. Simplemente debes marcar los aspectos que desees activar para este usuario.

8. Anexo

El siguiente fichero contiene los artículos incluidos en la versión demo de la aplicación: